Vom Excel-Chaos zur 100 % digitalen IT-Inventur bei Össur

Össur ist ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der nicht-invasiven Orthopädie. Mit innovativen Technologien wie Prothesen und Orthesen verbessert das Unternehmen die Mobilität von Menschen. Das Unternehmen agiert global und beschäftigt Tausende Mitarbeitende an verschiedenen Standorten, was eine komplexe IT- und Hardware-Infrastruktur mit sich bringt.

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Blindflug im Excel-Chaos

Laptops, Smartphones, Monitore und Spezial-Equipment für hunderte Mitarbeitende: Die Verwaltung all dieser Gegenstände lief bei Össur lange Zeit so, wie in vielen anderen Unternehmen auch – über manuelle Excel-Tabellen.

Für den IT-Support und das Facility Management bedeutete das einen enormen Pflegeaufwand. Wenn ein Mitarbeiter den Standort wechselte oder ein Gerät zur Reparatur musste, wurde die Liste oft nicht sofort aktualisiert. Die Folge: Bei der jährlichen Inventur oder anstehenden Audits begann das große Suchen. Es fehlte der zentrale Überblick darüber, wer welches Gerät gerade nutzt, wo es sich exakt befindet und in welchem Zustand es ist. Diese Intransparenz kostete nicht nur Zeit, sondern führte auch zu unnötigen Doppelnachbestellungen von Hardware, die eigentlich noch im Haus verfügbar war.

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Ein System, das den Alltag erleichtert – nicht verkompliziert

Der Entschluss stand fest: Die Insellösungen und fehleranfälligen Tabellen mussten weg. Össur suchte nach einem Asset-Management-System, das sich nahtlos in den Arbeitsalltag einfügt. Die wichtigste Anforderung war jedoch die Nutzerfreundlichkeit. Die neue Lösung durfte keine wochenlangen Schulungen erfordern.

Die Wahl fiel auf seventhings. Die cloudbasierte Plattform überzeugte das Team von Össur vor allem durch den simplen Ansatz: Jedes Asset bekommt ein eigenes Label und wird damit digital greifbar.

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Vom Import zum ersten Scan: Die Umsetzung

Der Wechsel verlief reibungslos. Im ersten Schritt wurden die vorhandenen – wenn auch lückenhaften – Excel-Daten unkompliziert in seventhings importiert, um eine Basis zu schaffen. Danach wurde das physische Inventar mit entsprechenden RFID- und QR-Etiketten versehen.

Ab diesem Zeitpunkt veränderte sich die Arbeitsweise der IT spürbar. Wenn heute ein neuer Laptop herausgegeben wird, scannt das Team lediglich das Etikett mit dem Smartphone über die seventhings App. Das Gerät wird in Sekunden dem entsprechenden Mitarbeiter zugewiesen, und die zentrale Datenbank ist sofort für alle berechtigten Personen aktuell. Mit der Funktion, Bilder, Informationen oder ganze Dateien anzuhängen, konnten die Gegenstände mit zahlreichen Informationen angelegt werden, was vorher mit einem großen Mehraufwand verbunden war.

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Das Ergebnis: Budgets schonen dank voller Transparenz

Heute gehört das mühsame Zusammentragen von Informationen bei Össur der Vergangenheit an. Die IT-Abteilung profitiert von einer 100-prozentigen Datentransparenz. Mit wenigen Klicks lässt sich filtern, wann die Garantiezeiten bestimmter Rechner ablaufen oder welche Ausstattung sich in einem bestimmten Bürogebäude befindet.

Besonders bei der Inventur zeigt sich der Return on Investment deutlich: Statt tagelang Listen abzugleichen, genügen heute simple Scans. Die Fehlerquote ging drastisch zurück. Gleichzeitig konnte Össur sein IT-Budget optimieren, da durch die verlässliche Bestandsübersicht keine Hardware mehr “auf Verdacht” neu gekauft wird.

Fazit Mit seventhings hat Össur den Übergang von manuellen Listen hin zu einem agilen, digitalen Asset Management erfolgreich gemeistert. Das Ergebnis ist eine spürbare Entlastung für das gesamte Team – und das gute Gefühl, jederzeit genau zu wissen, wo sich das Unternehmensinventar befindet.

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