90% effizientere Prozesse bei VISPIRON

Eine Analyse über die Transformation manueller Bestandsführung in eine agile, digitale Asset-Governance.

Wachstum in technologiegetriebenen Sektoren erfordert eine Infrastruktur, die mit der operativen Geschwindigkeit schritthält. Die VISPIRON Group stand vor der Herausforderung, über 2.000 hochwertige Hardware-Assets & Mietkaufobjekte an verschiedenen Standorten revisionssicher und effizient zu verwalten. Die bisherige, auf Tabellen basierende Verwaltung stieß an die Grenzen der Skalierbarkeit.

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Die Herausforderung: Dateninkonsistenz und administrativer Overhead

In einem dynamischen Umfeld wie dem Ingenieurwesen führt eine dezentrale, manuelle Inventarverwaltung unweigerlich zu Informationsverlusten.

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• Intransparenz: Fehlende Echtzeit-Daten  über den Standort und Status kritischer Arbeitsmittel.
• Ressourcenbindung: Hoher Personalaufwand für  die jährliche Inventur und die laufende Dokumentation.
• Kapitalallokation: Unnötige Ersatzbeschaffungen aufgrund unvollständiger Bestandsübersichten.

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Strategische Entscheidung für seventhings

VISPIRON suchte eine Lösung, die Enterprise-Anforderungen an Datensicherheit mit einer intuitiven Benutzeroberfläche vereint. Die Entscheidung für seventhings basierte auf dreistrategischen Säulen:

• Minimale Implementierungszeit:  Einbettung in die bestehende Infrastruktur ohne komplexe IT-Projekte.
• Plattformunabhängigkeit: Nutzung marktgängiger Endgeräte (Smartphones) zur Identifikation via QR-Code

• Datenvalidität: Schaffung eines “Single Source of Truth”, der GoB-konforme (Grundsätze ordnungsmäßiger  Buchführung) Berichte ermöglicht.

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Implementierung: Vom Silo zum digitalen Ökosystem

Die Einführung erfolgte in einem strukturierten, vierstufigen Prozess:

• Konsolidierung: Migration der Altdatenbestände in die cloudbasierte Plattform sowie Anindung an DATEV Anlagenbuchhaltung
• Serialisierung: Physische Kennzeichnung  der Assets mit industrietauglichen Smart-Labeln.
• Mobilisierung: Rollout der mobilen App  zur standortunabhängigen Erfassung und Zuweisung.
• Prozess-Integration:   Etablierung automatisierter Workflows für Verleihvorgänge und Wartungszyklen.

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Quantifizierbare Ergebnisse

Die Digitalisierung der Inventarprozesse führte zu einer unmittelbaren Steigerung der operativen Exzellenz:

• 90% Effizienzsteigerung: Massive  Reduktion des Zeitaufwands pro Inventur-Zyklus.
• Vollständige Transparenz:  Lückenlose Rückverfolgbarkeit (Audit Trail) über den gesamten Lifecycle  jedes Assets.
• Investitionsschutz:  Optimierte Auslastung des Bestands und Reduktion von Assetschwund.

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“Die Einführung von seventhings war der notwendige Schritt zur Professionalisierung unserer Asset-Verwaltung. seventhings bietet uns die notwendige Transparenz und Effizienz, um unser Wachstum administrativ sicher zu flankieren.” -- Verantwortlicher Projektleiter, VISPIRON Group

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